Mehr Luft, weniger Wände
Mit dem A1 Headquarter ging die größte Büromodernisierung bei laufendem Betrieb in Europa über die Bühne. Die Mitarbeiter haben mehr Luft, weniger Wände und theoretisch auch viel Flexibilität.
Zehn Mitarbeiter, neun Schreibtische – diese einfache Formel hat die A1 Telekom Austria AG für die Neugestaltung des Headquarters in der Wiener Lassallestraße gewählt – denn die Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit mobil zu arbeiten. Vor dem Umbau gab es die klassische Zellenstruktur, jetzt sind die Räume offener, das von Gipskarton umrahmte Zimmer gibt es in dieser Form nicht mehr. „Wir wollten die Räume so gestalten, dass sie zur Organisation passen“, erklärt Bernhard Wiesinger. Er ist Finance Bereichsleiter Business World Management & Real Estate. Das ist eine Einheit, die man „Riesen-Überflieger“ nennen kann und so gut wie alles umfasst, was den Betrieb bei A1 rund laufen lässt.
Das 160-Mann-Team von Wiesinger managt die Immobilien mit Facility Management und Energieversorgung, die Themen Sicherheit, Umweltmanagement, Energiemanagement, Versicherungen und vieles mehr. Wiesinger ist Architekt und leitet die Unit seit drei Jahren. „Es ging letztlich darum, einen Mehrwert für die Mitarbeiter zu schaffen“, erklärt er seinen Ansatz. Und das in einer richtig großen Dimension. Mit 43.000 Quadratmetern Nutzfläche war die Neugestaltung das größte Büro-Refurbishment Europas bei laufendem Betrieb, so der Manager. Intern wurden in Etappen 9.500 Mitarbeiter temporär umgesiedelt. Auch baulich wurde einiges an Material bewegt. Insgesamt wurden von der ausführenden Arge Leyrer + Graf und Lindner rund 10.000 m² neue Ständerwände, 6.000 m² Doppelböden und 6.500 m² neue Glastrennwände geliefert und montiert. Weiters waren 40.000 m² abgehängte Decken zu bearbeiten.
„Wir wollten die Räume so gestalten, dass sie zur Organisation passen“, so Bernd Wiesinger.
Auch die Erneuerung der Haus- und Elektrotechnik brachte einiges an Aufwand mit sich. Die Lüftungsanlage auf dem Dach wurde erweitert, zusätzlich wurden viele Kilometer Wickelfalzrohre und Kälterohre verlegt. In Besprechungsräumen wurden neue Fan-Coils installiert, die Waschräume sind mit Doppel-Waschtischen aufgemöbelt und etwa 3.000 LED-Leuchten sollen für das richtige Licht sorgen. Die Schalter dafür sucht man vergeblich, die Lichtsteuerung erfolgt automatisch – es gilt die 500 Lux-Regel.
Ebenso können Meetingräume mit dem Handy gesucht und über einen QR-Code in das eigens entwickelte System „Book me“ gebucht werden. Der Nebeneffekt: Die Displays vor den Besprechungszimmern wurden so eingespart. Dafür wurde bei den Büromöbeln nicht gespart. Drei von vier Schreibtischen sind höhenverstellbar und die Sitze hochwertig. Damit das Krims-Krams des Büroalltags nicht auf dem Platz liegen bleibt, gibt es für jeden Mitarbeiter ein Staufach. Theoretisch gilt die Clean-Desk-Policy, praktisch wird sie dort ausgeübt, wo es sinnvoll ist, so Wiesinger. Um die Vorgabe des „mobile Working“ zu erfüllen ist die Mehrzahl der Arbeitsplätze IT-technisch so ausgestattet, dass das Arbeiten von auswärts ohne Abstriche möglich ist.
„Verbaut wurden 6.000 m² Doppelböden und 6.500 m² neue Glaswände.“
Die Frage nach den Kosten der Büroerneuerung lässt Wiesinger offen. Man habe gespart, wo es möglich und sinnvoll war, sagt er. „Die Kultur ist stärker als der Raum“, betont er. Entscheidend sei letztlich das Mindset der Mitarbeiter. So wurden Aktenschränke aus der Vergangenheit mitgenommen und die abgehängten Decken einer Reinigung unterzogen, um sie nicht tauschen zu müssen. Im Gegenzug wurden jedoch die Pausenräume so gestaltet, dass Kommunikation möglich ist – mit Bezug zum Außenraum. Auch habe man darauf geachtet, dass es Rückzugsorte für private Telefonate gibt. Und bei den Räumen – Stichwort Großraum – wurde nicht das Maximum ausgereizt. Besonders gegen lautere Einheiten sei vorgesorgt worden, erklärt der Manager, der selbst ein wenig abgeschottet vom Team sitzt. Und man habe auch Rücksicht darauf genommen, dass die Teams mit maximal acht bis zwölf Personen gruppiert sind. In solchen Gruppen sei das Übereinkommen, wer wann das Fenster öffnet oder schließt und die Kurbel an der Jalousie betätigt, einfach zu erreichen, meint der Experte.
Bevor der Umbau in Angriff genommen wurde, hat A1 seine Mitarbeiter zum „Probewohnen“ eingeladen. Rund tausend Quadratmeter Büro wurden neu gestaltet und durften von den verschiedenen Abteilungen getestet werden. Das wurde sehr gut angenommen, berichtet Wiesinger. Ergänzend zum Umbau entstand auch eine Videoserie, mit der die Belegschaft auf die neuen Zeiten vorbereitet werden sollte.
Die Serie hat den Staatspreis Wirtschaftsfilm 2019 erhalten. „Wir sind überzeugt, dass mit dem Umbau das bestmögliche Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter geschaffen wurde“. Dass da oder dort noch Einregelungen beim Gebäude notwendig seien, ist Wiesinger bewusst.
